Новые понятия в бизнесе последнего десятилетия: УЦ, ЭДО, ОФД

Работа Пенелопы – выражение, которое идеально описывает процесс составления словаря терминов бизнеса. Это выражение появилось в «Одиссее» Гомера и означает работу, которая никогда не закончится. Действительно, в сфере бизнеса постоянно возникают все новые и новые правила, понятия и сокращения. Мы разберемся в нескольких из них, которые появились в последние годы и для многих остаются непонятными аббревиатурами.

Удостоверяющий центр

Сокращение «УЦ» появилось несколько лет назад, в законе 63-ФЗ, посвященном правилам работы с электронной подписью. Удостоверяющий центр – это организация, которая получила разрешение на выдачу квалифицированной электронной подписи. Выдача ЭП включает в себя не только непосредственно изготовление ключа, но также удостоверение личности получателя через проверку документов и выдачу специального сертификата. Сертификат нужен для того, чтобы в случае спорных ситуаций проверить подписанта через удостоверяющий центр.

Чтобы получить статус УЦ, организация должна получить различные разрешения и лицензии. Однако главное требование – это аккредитация Минкомсвязи (если УЦ планирует выдавать квалифицированные подписи) или конкретной системы (тогда он сможет выдавать только неквалифицированные ЭП). Есть и другие показатели качества работы УЦ – это отдельная большая тема, с которой следует подробнее ознакомиться тем, кто собирается получить электронную подпись.

Оператор ЭДО

В рамках процесса перевода документооборота в электронный вид появились новые игроки на рынке защиты информации – операторы электронного документооборота. Основным предназначением оператора ЭДО является обеспечение легитимного обмена электронными счетами-фактурами для принятия НДС к вычету. Согласно приказу Минфина, компании могут делать это только через оператора. Однако компании передают через операторов ЭДО и другие электронные документы, и на то есть ряд веских причин.

1. Денежные затраты. Электронный документооборот представляет собой технически сложную процедуру: организация ЭДО, его усовершенствование и поддержка потребуют от компании огромных затрат. Обращение к операторам получится гораздо более выгодным: они предлагают гибкие тарифные планы, и пользователь может выбрать подходящий в зависимости от того, как часто планирует отправлять документы.
2. Повторные соглашения. При каждом прямом обмене электронными документами компаниям придется заключать соглашение о корпоративном взаимодействии «каждого с каждым». Так, если компания имеет партнерскую сеть из десятков организаций, она потратит долгое время на заключение соглашений. Обращаясь к оператору ЭДО, компания один раз присоединяется к Регламенту обмена, а потом может осуществлять легитимный электронный документообмен.
3. Разные КИС. Почти каждая компания использует в работе корпоративную информационную систему. Случается, что контрагенты, которым необходимо обменяться документами, работают из разных КИС, при этом каждый из них хотел бы отправлять документы, не прерывая сеансы работы в ней и не меняя привычного интерфейса. Решение этого вопроса самостоятельно может вызвать массу трудностей. Оператор ЭДО также способен предоставить какое-либо интеграционное решение. В случае если компания не работает с какой-либо системой, оператором создается веб-клиент со структурой, напоминающей электронную почту.
4. Утрата самого документа или его юридической силы. Подобно работе с бумажными документами, электронный документооборот также приведет компанию к вопросу – где хранить документы, причем с сохранением их юридической значимости. Обязательство по архивному хранению документов и их юридической силы также берут на себя операторы ЭДО.
5. Защита информации. Оператора ЭДО можно назвать вторым уровнем защиты обмениваемой информации. При передаче документов через оператора, безопасность сведений обеспечивается не только электронной подписью, но и его гарантиями.

Оператор фискальных данных

Термин, который появился совсем недавно – летом 2016 года, когда было решено перевести всех представителей торговли на онлайн-кассы. Оператор фискальных данных – это коммерческая организация, которая обеспечивает посредничество в передаче электронных чеков от кассы – налоговой службе. Более конкретно, ОФД

• регистрирует каждый созданный на кассе чек
• сохраняет его электронную копию на своем сервере
• направляет фискальные данные в ФНС
• хранит полученную информацию в течение 5 лет
• предоставляет покупателям возможность проверить полученные чеки

Таким образом, прежде чем отправиться в ФНС, чеки попадают к ОФД. Важно сказать о том, что такой порядок обязателен – он регламентирован законом и за несоблюдение его предусмотрены штрафы. Не заключать договор могут только те продавцы, которые освобождены от самих онлайн-касс. Остальным владельцам кассы придется выбрать одного из официальных ОФД и тариф для передачи данных.