Архивные услуги сегодня

На сегодняшний день существует множество компаний, которые предлагают услуги по упрощению и оптимизации бизнес-процессов. Особенно востребован бухгалтерский аутсорсинг, также в последние годы наблюдается спрос на аутсорсинг ведения документооборота.

На рынке СНГ фирмы, предлагающие услуги обработки и внеофисного хранения документов, появились около 15 лет назад. С каждым годом их количество, спектр и качество предоставляемых услуг возрастает. Спрос на услуги архивных компаний обусловлен несколькими причинами:

• высокие требования, предъявляемые к хранилищам;
• большие объемы документации, которые трудно контролировать;
• необходимость создания дополнительных мест для работы с архивами;
• отсутствие дополнительной площади для оборудования хранилища.

Важно заметить: несмотря на то, что коммерческие организации имеют право выбора (организовывать архив или нет), по законодательству руководитель компании обязан обеспечить сохранность архивных документов. Таким образом, нужно не только создать архив, но и обеспечить постоянный профессиональный контроль за документацией, что не всегда удается выполнить силами сотрудников предприятия.

Особенности предоставления архивных услуг

Любая современная архивная компания готова взять на себя обязанности по структуризации, систематизации, хранению и утилизации документов. Этим занимаются сспециалисты с опытом работы в сфере документооборота и архивной деятельности. Такие компании гарантируют оптимизацию документооборота в соответствии с требованиями и нормами действующего законодательства.

Как показывает практика, аутсорсинг более эффективен и менее затратен, чем содержание архива внутри организации. Кроме того, возможность создания электронного архива, которую предоставляют на сегодняшний день почти все компании, позволяет еще больше упростить деятельность предприятия. Однако, несмотря на постепенное внедрение цифрового документооборота по примеру европейских стран и США, некоторые категории сведений по-прежнему остаются на бумаге (свидетельства о праве собственности, медицинские записи, акции).

По мнению аналитиков, в ближайшие 10-15 лет бумага как носитель информации не утратит свою актуальность, однако постепенный переход на полный электронный документооборот неизбежен. Поэтому компании, осуществляющие архивное хранение документов, предлагают широкий спектр цифровых архивных услуг: сканирование документов, создание цифрового архива, разработка его концепции, резервное копирование информации.